Werkzeug für Controller
Als Controlling Instrument lässt sich InLoox ebenfalls nutzen. Das Controlling im Tagesgeschäft übernimmt der Abteilungsleiter, indem er etwa die Endtermine auswertet. Zu den Vorteilen von InLoox zählt laut Raic die Priorisierung beim Stammdatenmanagement. Hinsichtlich der Auslastung im Tagesgeschäft empfiehlt er, pro Mitarbeiter einen Auslastungsgrad von 80 Prozent einzuplanen, um unerwartete Änderungen abfedern zu können.
Strategische Projekte
Die strategischen Projekte werden nun in InLoox in einem neun Phasen umfassenden Plan abgebildet. Diese erstrecken sich von der Konzept-, über die Entwurf-, Prototypen-, Versuchs- und Feldtestphase bis hin zur Entwicklungs- und Verkaufsfreigabe sowie dem Projektabschluss. Indes stellt das den Projektleiter vor die Aufgabe, nun rund 140 Teilprojekte steuern zu müssen. Ohne Projektmanagement-Software wäre das kaum möglich. Für die strategischen Projekte hat der Konstruktionsbereich eine tatsächliche Entwicklungsdauer von vier Jahren ermittelt. Nachdem sechs Projekte mit Projektplan durchgeführt wurden, ist eine wichtige Erfahrung für den Konstruktionsbereich, dass erstmals Daten dargestellt werden, die laut Raic ’nah an der Realität sind‘. So nahm man beispielsweise früher an, dass die Entwicklung nur zwei Jahre dauern würde. Die Erkenntnis, früher getroffene falsche Annahmen verwerfen zu können, ist laut Raic sehr wertvoll, besonders in der Rücksprache mit dem Account Management und den Endkunden. Allerdings besteht eine Herausforderung darin, dass sich das Unternehmen noch schwer damit tut, diese Realität zu akzeptieren.
Zahlreiche Vorteile
Aufgrund des Projektmanagements mit InLoox kann Mayer & Cie. zusammenfassend folgende Effekte erzielen: Durch die Priorisierung nach Fälligkeit hat sich die Termintreue im Konstruktionsbereich erheblich verbessert. Außerdem profitiert man von der Priorisierung beim Stammdatenmanagement. Denn es kommt immer etwas dazwischen. Eine wesentliche Erkenntnis war auch, dass umstrukturiert werden musste. Im Tagesgeschäft erwies sich die Planung als kritisch, weil ständige Unterbrechungen sehr viel Aufwand erzeugten. Deshalb wurde ein Änderungsdienst eingeführt, der aus fünf Mitarbeitern besteht, die für das Tagesgeschäft zuständig sind und für die keine Zeitplanung vorgenommen wird. Durch die oben erwähnte Einführung des Phasenplans – mit detaillierter Auflistung der einzelnen Aufgaben – lässt sich die Planung nah an die Realität heranführen. Und schließlich lassen sich auch Zahlen, Daten und Fakten darstellen, etwa dass die Beschaffungszeit von Prototypen-Bauteilen zirka neun Wochen dauert oder dass bei Kapazitätsproblemen mehr Mitarbeiter benötigt werden.
