Für diese Arbeit wenden sich viele Unternehmen an externe Firmen, die sich auf solche Wartungsarbeiten spezialisieren. Zum einen bedeutet diese Koordination jedoch bei jedem einzelnen Auftrag einen ungemeinen Organisationsaufwand in der Chefetage und zum anderen kommt es in diesem Zusammenhang auch immer wieder zu unvollständig oder schlecht ausgefüllten Wartungs- und Prüfungsprotokollen, auf denen z.B. nicht alle entsprechenden Felder eingetragen wurden. Hier bietet sich jedoch in Zeiten der Digitalisierung die Möglichkeit, diese Arbeitsschritte auf die virtuelle Ebene zu verschieben. „Durch das Versehen jedes zu kontrollierenden Objekts mit einem scanbaren QR-Code und einer entsprechenden Software können Verantwortliche Wartungstermine einfach koordinieren“, erklärt Carsten Müller, Geschäftsführer von Echt! Smart Work und Experte für smarte Wartungsprozesse. „Das Ausfüllen der entsprechenden Protokolle geschieht über das Handy, Tablet oder den Laptop und kann mit entsprechendem Zugriff direkt online abgerufen werden.“
In einem Meer aus Klebezetteln
Um im Dschungel der Wartungs- und Prüfungstermine überhaupt den Durchblick zu behalten, greifen viele auf rudimentäre Alternativen zurück – von Post-its im Planer bis zu Erinnerungen im Online-Kalender. Dabei entsteht jedoch entweder ein riesiger Berg an Papiermüll oder ein wachsender Datenhaufen, der trotzdem oft als Ausdruck endet. „In Zeiten des Klimawandels und der stetigen Digitalisierung existieren hier eindeutig bessere Lösungen. Eine Software mit E-Mail-Erinnerungsfunktion bietet z.B. die Chance, hier einem Durcheinander entgegenzuwirken, und erlaubt gleichzeitig einen genauen Überblick über die Vielzahl an Prozessen“, verdeutlicht Müller. Das Scannen des auf den zu prüfenden Geräten befestigten QR-Codes erlaubt dabei den Zugriff auf die entsprechenden Wartungsunterlagen des jeweiligen Gegenstands sowie auf die benötigten Protokolle, die für die Prüfung vollständig auszufüllen sind. Mit einem Rundum-Service für alle anfallenden Kontrollaufgaben in Unternehmen, Werksanlagen, Produktionsmaschinen und Gebäuden steht somit einer papierlosen und unkomplizierten Wartung nichts im Weg.
Schränke voller verstaubter Aktenordner
Im Zuge des handschriftlichen Ausfüllens von Wartungsberichten entstehen vor allem große Papierberge – von ausgefüllten Protokollen über Post-its zur Erinnerung oder auch ausgedruckte Bedienungsanleitungen –, die externe Unternehmen teilweise benötigen. „Durch die niedergeschriebene Dokumentation der ausgeführten Arbeiten füllen sich Monat um Monat weitere überfüllte Aktenordner, die danach nur noch vergessen im Regal verstauben. Dies stellt sich aktuell selbstverständlich als nicht sehr nachhaltig heraus und sorgt für einen hohen Papierverbrauch. Daher brauchte es dringend eine umweltschonende und kostengünstige Alternative“, erläutert der Experte. Hier bieten smarte Wartungs- und Prüfungsprozesse über eine entsprechende Software die Chance, große Mengen des begehrten Rohstoffes sowie Zeitaufwand zu sparen. Müller erklärt: „Neben der automatisierten E-Mail als Terminerinnerung müssen Prüferinnen und Prüfer hier vor allem das entsprechende Protokoll vollständig abarbeiten und ausfüllen, bevor sie es online abschicken können. Damit gehören fehlerhaft oder unvollständig ausgefüllte Protokolle der Vergangenheit an und sorgen nicht für Chaos in der Dokumentation.“ Mit einer zentralen, online geführten Ablage lassen sich somit unübersichtliche Papierberge vermeiden und Daten für alle Verantwortlichen gesammelt bzw. geordnet ablegen. So vereinfachen sich die Prozesse rund um die wiederkehrende Wartung um ein Vielfaches und im Betrieb bleibt mehr Zeit, für den Unternehmenserfolg zu sorgen. Ein kleiner Schritt zum Aufkleben des QR-Codes, aber ein großer Schritt für die Digitalisierung.
