Qualifiziertes Personal ist rar und bei einer hohen Fluktuation geht wertvolles Wissen verloren. „Das Ziel muss es deswegen sein, Kenntnisse zu bewahren, das Wissen in den Köpfen der Teams zu sichern und in der Breite verfügbar zu machen“, erklärt Rolf Behrens, Geschäftsführer bei Bitnamic, Anbieter der Softwarelösung Bitnamic Connect-Academy. So bleibt das Wissen im Unternehmen, auch wenn sich das Team verändert, Menschen in Ruhestand gehen oder den Betrieb aus anderen Gründen verlassen. Die zentrale Frage für Unternehmen lautet, wie sie das Wissen festhalten und konservieren können. Hier fehlt oft der Überblick, welches Knowhow im Betrieb überhaupt vorhanden ist.
Hinzu kommen hohe Aufwände und Kosten für die klassische Wissensvermittlung in Form von Präsenzschulungen durch die Miete von Räumlichkeiten, die Dozenten und die Reisekosten der Teilnehmer. Ist der Vortragende aus dem eigenen Unternehmen, muss er vertreten werden. Auch Testgeräte können für Schulungen notwendig sein, was ebenfalls mit Kosten verbunden ist, wenn diese nicht zum Verkauf zur Verfügung stehen und nicht zur Wertschöpfung beitragen. Unternehmen müssen zudem Zeit und Ressourcen in die Erstellung und Aktualisierung von Schulungsmaterialien investieren und auch das Controlling muss abgedeckt sein, um Leistungs- und Lernerfolgskontrolle vorhalten zu können.
Wissensmanagement organisieren
Mitarbeiterbefähigung und -unterweisung lässt sich deswegen nicht nebenbei erledigen, sie benötigen also einen Plan. Behrens erklärt: „Unternehmen müssen herausfinden, welche Prozesse sie intern besitzen, was man genau benötigt, jemanden zu befähigen und wie man das konkrete Wissen dafür abfragen kann. Unternehmen müssen daher den Status quo und ihre Ziele kennen.“
Dann muss das erforderliche Angebot bedacht werden – welche Schulungen, Workshops und Weiterbildungen stattfinden sollen und müssen – und auch die Aufwände, das heißt Ressourcen, Kosten und Zeit.
Mit der geeigneten Software lassen sich verschiedene Schulungs- und Interaktionsmodelle im Bereich von Weiterbildung, Lern- und Wissensmanagement problemlos umsetzen. So hat beispielsweise die E-Learning-Plattform Bitnamic Connect-Academy hierfür zwei Säulen: Sie ermöglicht online Live-Schulungen mit mehreren Teilnehmern und stellt alle notwendigen Tools wie z.B. 3D-Modelle von zu wartenden Maschinen für diese Live-Videokonferenzen zur Verfügung. Es kann interaktiv auch ein Quiz mit den Teilnehmern durchgeführt werden. So kann ein umfassendes Verständnis, etwa einer Maschine und ihrer Bauteile, vermittelt werden – bis zur letzten Schraube. Als zweite Möglichkeit können aufgezeichnete Kurse und mehrteilige Schulungsreihen etwa zu Grundlagen der Produktentwicklung, der Instandhaltung oder der (IT-)Security über die Plattform zur Verfügung gestellt werden.
Wichtig ist darüber hinaus: Für die Schulungsleiter und Dozenten müssen Inhalte in der E-Learning-Plattform einfach erstellt, bearbeitet und editiert werden können und auch die Wiederverwendung sollte sich leicht gestalten.
Lernerfolge dokumentieren
„Zum E-Learning gehört stets ein Leistungs- bzw. Abzeichensystem,“ führt Behrens aus. Die Abfrage von Wissen kann über verschiedene Ansätze wie etwa Multiple-Choice-Aufgaben oder Rätsel erfolgen. Trainer und Vorgesetzte sehen den Status, ob eine Schulung noch offen, in Bearbeitung, abgeschlossen und bestanden oder nicht bestanden ist. Die Mitarbeiter können ihren Leistungsstand ebenfalls online abfragen, Ergebnisse einsehen und Zertifikate verwalten und bei Bedarf ausdrucken: Sind die Schulungen Voraussetzungen dafür, gewisse Tätigkeiten ausführen zu dürfen, können Zertifikate die erfolgreiche Teilnahme bestätigen.
So kann auch eine Qualitätskontrolle erfolgen: War der Schnitt zu schlecht oder die Abschlussquote gering, lässt das Rückschlüsse auf die Inhalte und Aufgaben zu, die möglicherweise zu anspruchsvoll ausgefallen sind. Auch die Verwaltung der Weiterbildungen, etwa der jährlich wiederkehrenden oder verpflichtenden, wird digital in ihrer Umsetzung vereinfacht.
Vorteile einer E-Learning-Plattform
Hybride Mitarbeiterbefähigung, also ein Mix aus klassischen Vor-Ort-Schulungen und E-Learning mittels Plattform, ist eine gängige Herangehensweise, die es erlaubt, die Aufwände zu reduzieren: „Durch Remote-Schulungen und Wissenserwerb aus der Ferne ohne Anreise lassen sich erhebliche Kosteneinsparungen bei Reisen und Ausrüstung für Schulungen erzielen,“ nennt Behrens als Vorteile.
Schulungsprozesse können mit einer digitalen Plattform außerdem standardisiert und damit optimiert und flexibilisiert werden. Sie sind von überall aus ortsunabhängig verfügbar, die Organisation vereinfacht sich und sie lassen sich leichter in den Alltag integrieren. Digitale Informationen lassen sich einfach auf dem aktuellen Stand halten und digital sind auch die Schulungsunterlagen leichter zu distribuieren. Schulungs- und Lernlandschaft können gestreamlined und die Qualität verbessert werden.
Dies verschlankt die Umsetzung aller Aufgaben: Mitarbeiter lassen sich korrekt einweisen und einarbeiten; wiederkehrende Pflichtschulungen zu Datenschutz, Compliance oder IT-Sicherheit können bequem verwaltet werden, ohne versehentlich in Vergessenheit zu geraten; Unterweisungen mit sicherheitsrelevanten Abfragen samt Befähigungszertifikaten lassen sich einfach abbilden und produktbezogene Schulungen helfen, den Fachkräftemangel abzumildern.
Wiederverwendung von Reparaturanleitungen als Schulungsmaterial
Bitnamic Connect-Academy z.B. erlaubt es darüber hinaus, Daten und Informationen aus dem Bitnamic Connect-Documentation Hub wiederzuverwenden: Wurde z.B. bereits eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Reparatur einer Anlage im Support-Modul erstellt, um sie via Tablet oder Smartphone in einem Visual Support Case einsetzen zu können, so kann sie auch als Lernmaterial in der Academy für Schulungen oder Weiterbildungen eingesetzt werden. Inhalte können horizontal in allen drei Produktsäulen Academy, Dokumentation oder Visual Support zum Einsatz kommen. Sie lassen sich leicht im- und exportieren und kommen im gängigen HTML-Format.
Im nächsten Schritt empfiehlt Behrens, Schulungen für Kunden anzubieten, sie an den Geräten und Maschinen auszubilden, sich auf diese Weise ein neues Geschäftsmodell zu erschließen und neue Umsätze zu generieren, etwa wenn Lernsequenzen für gewisse Maschinen Schritt für Schritt freigeschaltet werden. Wichtig ist dann eine hohe Benutzerfreundlichkeit und ein einfach zu bedienender Editor zur Contenterstellung. Bitnamic Connect erlaubt es schon heute, textuelle Inhalte mit einem Klick in verschiedene Sprachen zu übersetzen. Die automatische Übersetzung von im Video gesprochener Sprache in mehrsprachig auswählbare Video-Untertitel ist zudem in Arbeit, womit die Sprachbarriere vor allem ausländischer Fachkräfte abgebaut werden soll.
Bitnamic hat die Bitnamic Connect-Academy gemeinsam mit Hako, Anbieter für kommunale Reinigungstechnik und Kehrmaschinen, entwickelt. Hako gelang es damit, bereits ca. eine Million Euro Schulungskosten einzusparen.
