Motor- und Aggregatsspezialist lässt Papierzeitalter hinter sich

Digitale Monteurdisposition

Ein deutscher Spezialist für Antriebs- und Energielösungen für unterschiedliche Branchen wickelt über eine Field-Service-Management-Plattform seine Monteurdisposition und den Innendienst ab. Das digitale und mobile Tool löst analoge Prozesse und die bisherige Dokumentation auf Durchschlagspapier ab. Das Krefelder Familienunternehmen gewinnt so Transparenz und Überblick über die Abläufe und erleichtert die Aufgaben der Servicetechniker vor Ort.
Bild: ©Henkelhausen

Henkelhausen bietet seinen Kunden dank einer tiefgreifenden technischen Expertise im mechanischen und elektrischen Bereich von der Erstberatung über das Engineering bis hin zum After Sales ein umfangreiches Leistungs- und Servicespektrum. Das Unternehmen hat sich dabei vor allem auf Dieselmotoren von Offroad-Maschinen in der Bau-, Gleis-, und Landtechnik sowie den Bereichen Marine und Netzersatzanlagen spezialisiert. Insbesondere die vollständige Konstruktion und Montage komplexer sowie individueller Antriebspakete und Schaltanlagen gehören bei Henkelhausen zum Tagesgeschäft.

Darüber hinaus bietet das Unternehmen einen deutschlandweiten Wartungsservice sowie ein umfangreiches Ersatzteilangebot mit hoher Verfügbarkeit. Henkelhausen beschäftigt derzeit rund 180 Mitarbeiter an vier Standorten in Deutschland.

Bild: ©Henkelhausen

Pilotprojekt und schneller Rollout

Die Auftragsdokumentation im Außendienst erfolgte traditionell mit Papier, Außendienstscheine mit Durchschlägen wurden ausgefüllt. Henkelhausen wollte die Prozesse straffen und eine digitale, mit der Warenwirtschaft integrierte Lösung für die Monteurdisposition einführen. Im Auswahlprozess für den richtigen Partner konnte sich das Unternehmen Mobile Function aus Villingen-Schwenningen gegenüber der Konkurrenz erfolgreich durchsetzen und überzeugte mit seiner Lösung Engine4.Service.

Man beschloss, in einem Bereich einen Testballon zu starten und das Tool zunächst in der Servicedisposition für Ersatzteilanlagen zu implementieren. Das Pilotprojekt im Anlagenservice mit zwei Disponenten und fünf Monteuren war innerhalb von weniger als zwei Monaten aufgesetzt. „Ich bin kein Freund davon, lange am Reißbrett zu planen“, sagt Christian Kutscher, Geschäftsbereichsleiter Energietechnik bei Henkelhausen. Daher wurde das Tool in der Praxis zunächst handyaffinen, jungen Mitarbeitern angeboten. Es kam so gut an, dass es sich schnell im Betrieb herumsprach und auch ältere Beschäftigte und andere Unternehmensbereiche Interesse bekundeten. Engine4.Service wurde deswegen auf eine weitere Abteilung in Krefeld und dann auf die Servicedisposition der Niederlassungen ausgerollt: Der Umfang wuchs Schritt für Schritt. Heute wird das Tool von 20 Disponenten und bis zu 80 Servicetechnikern unternehmensweit eingesetzt. Auch der Innendienst und der Schaltschrankbau nutzen es.

Freie Auswahl bei mobilen Endgeräten

Henkelhausen wünschte sich eine digitale Lösung für Disposition und Außendienst mit einer freien Endgerätewahl. Man wollte sich die größtmögliche Flexibilität erhalten und keine weiteren Kosten verursachen. Wichtig war außerdem, die Plantafel im Tool leicht abbilden zu können. „Grundsätzlich musste sich die Lösung nicht an unsere zuvor noch analoge Welt anpassen, sondern wir an die praxiserprobten, digitalen Prozesse der Lösung“, so Kutscher. Die unkomplizierte Herangehensweise erwies sich als erfolgreich: Engine4.Service punktete mit der Handhabe und der leichten Abwicklung von Aufträgen. „Besonders der Kosten-Nutzen-Faktor konnte uns alle überzeugen. Die Lösung hat sich sehr schnell für uns gerechnet.“

In der Praxis wurden einige wenige Anpassungen notwendig, die direkt an das Entwickler-Team von Mobile Function weitergegeben und schnell den Anforderungswünschen entsprechend umgesetzt wurden.

Eine Schulung war in der Breite nicht notwendig, da die Usability der App einfach und intuitiv ist. Kutscher führte die App selbst ein und die Generation Digital Natives half den älteren Kollegen und Kolleginnen bei der erfolgreichen Durchführung. Mit den Spezialisten von Mobile Function wurden individuelle Anforderungen wie anlagenspezifische Wartungsprotokolle umgesetzt. Abhängig z.B. vom Notstromaggregat sind jeweils unterschiedliche Aufgaben bei der Wartung zu berücksichtigen, die über digitale Checklisten in der mobilen App erfasst und dokumentiert werden. Im Tool wurden rund zehn Protokolle für spezielle Anlagen hinterlegt.

Synchronisation mit dem CRM

Mit Engine4.Service wickelt Henkelhausen nun die gesamte Monteurdisposition effizient, zeitsparend und transparent ab. Durch die Synchronisation mit dem CRM erhalten Kunden sowie Außendienst automatisch alle relevanten Informationen für eine erfolgreiche Auftragsabwicklung.

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